La segnalazione dei sospetti

DiDEEP BUSINESS

La segnalazione dei sospetti

Il quadro secondo il punto 8.9 della normativa e la tematica del “whistleblowing”

Per favorire l’eventuale segnalazione di sospetti, devono essere attuate procedure che consentano di segnalare, “in buona fede e sulla base di una ragionevole convinzione”:

• atti di corruzione, compiuti, tentati o presunti;
• violazioni o carenze del sistema di gestione per la prevenzione della corruzione.

La norma prevede la possibilità di effettuare segnalazioni in forma anonima e, qualora il segnalante si identifichi, le segnalazioni devono essere trattate in modo confidenziale, al fine di proteggere l’identità del segnalante e di coloro che risultano coinvolti nella segnalazione, con il limite dettato dalle necessità di indagine o dalle richieste di Pubbliche Autorità.

A tal proposito l’organizzazione dovrà applicare quanto previsto dalla legislazione vigente del Paese in cui lo standard è applicato e laddove non siano consentite segnalazioni in forma anonima e in via confidenziale, dovrà documentare (ad es. nella procedura delle segnalazioni) l’impossibilità di conformarsi al requisito, specificando i riferimenti di legge che vengono applicati.

Il personale deve essere edotto sulle procedure di segnalazione e deve essere consapevole dei propri diritti e delle tutele riservate a coloro che effettuano segnalazioni nonché delle conseguenze previste in caso di segnalazioni false o non veritiere.

In questo ambito rientra l’espressa previsione (ad esempio nella politica, nei contratti, nelle procedure) da parte dell’organizzazione del divieto di ritorsioni, e del corrispondente diritto a non subirne, per coloro che effettuano segnalazioni, nei termini previsti da questo requisito e da quanto previsto dal punto 7.2.2.2 della norma.

In questo scenario si inserisce anche la tematica del “whistleblowing” ovvero delle cosiddette “soffiate”: qualora vi siano disposizioni di legge per la disciplina delle segnalazioni (In Italia, la legge 179 del 30/11/2017) occorre verificare che l’organizzazione abbia identificato i relativi obblighi e li abbia integrati nelle proprie procedure.

Tali obblighi potrebbero riguardare, ad esempio, le modalità di trasmissione della segnalazione in via cartacea (es: cassetta presente presso il luoghi di lavoro) o elettronica (casella e-mail dedicata, sito web ecc…) ovvero della garanzia dell’anonimato della segnalazione in funzione dell’eventuale utilizzo nell’ambito di procedimenti disciplinari, indagini di polizia giudiziaria, etc.